senn-techE-Mail-Archivierung: GoBD-konform, on-prem, ohne Lock-in
Wer Geschäftsemails löscht oder unbegrenzt im Postfach liegen hat, riskiert kein IT-Problem, sondern ein steuerliches. E-Mails gelten als handelsrechtliche Aufzeichnung — und sobald sie eine Rechnung, einen Vertrag oder eine Buchungsreferenz enthalten, greift die Aufbewahrungspflicht.
Was wirklich gefordert ist
- Dauer: Sechs Jahre (handelrechtlich) bzw. zehn Jahre, wenn eine Buchungsreferenz daraus hervorgeht — gerechnet ab Jahresende.
- Unveränderbarkeit: Archiv und Original müssen identisch bleiben. Jeder Eingriff muss protokollierbar sein (WORM — Write Once, Read Many).
- Auffindbarkeit: Eine Volltextsuche, die im Fall der Fälle auch eine Behörde bedienen kann. Postfächer sind keine Archive.
- Vollständigkeit: Alles, was ins System kommt, wird erfasst — automatisch, nicht nach Gefühl.
Warum on-prem
Eine SaaS-Archivierung verlagert das Compliance-Risiko in ein Rechenzentrum, dessen Standort und Subauftragnehmer man nicht kontrolliert. Bei sensibler Kunden- und Buchungskorrespondenz ist das kein theoretischer Einwand: Wer archiviert, bleibt datenschutzrechtlich der Verantwortliche — und muss nachweisen können, wo die Daten liegen.
Mit Open Archiver auf eigener Hardware laufen IMAP-Pull, Volltextindex (Meilisearch), Inhaltsanalyse (Apache Tika) und Postgres-Speicher im eigenen Netz. Die Mails verlassen das Haus nicht.
Wie der Pull funktioniert
- Der Archiver verbindet sich per IMAP zu jedem Postfach, das archiviert werden soll — intern wie extern gehostet.
- Neue Nachrichten werden gezogen, indiziert und unveränderbar abgelegt.
- Postfächer bleiben davon unberührt — Mitarbeiter können weiterhin löschen und aufräumen, das Archiv bleibt vollständig.
Unsere Sicht
Postfach-Größen limitieren ist Symptombekämpfung. Das echte Problem ist fehlende Revisionssicherheit. Wer einmal eine steuerliche oder rechtliche Anfrage hatte, in der sechs Jahre E-Mail-Verlauf gesucht werden mussten, archiviert danach nicht mehr optional. Der Betriebsaufwand von Open Archiver on-prem ist gering — das Ausfallrisiko einer fehlenden Archivierung ist es nicht.